「USBメモリでファイル移動するの、めんどうだな・・・」
「ファイルをどこに保存したか、わからないよ」
管理するファイルの数が増えてくると、整理に手間がかかるようになります。
データは、すぐ利用できる状態が理想です。
ただ、整理のためのルールを作っても、それがずっと使いやすいとも限りません。
Google Driveは、そういった小さなストレスを減らしてくれる、クラウド型のストレージサービスです。
検索機能に優れていて、書類を分類・整理するのにも向いているため、仕事や日常の情報管理にも活用しやすいのが特徴です。
また、Google Driveの優れている点は、他のGoogleサービスとの親和性が高い点にあります。
Googleでは、ビジネスでも利用される、高品質のソフトウェアを無料で提供しています。
その多くは、Google Driveで保存・管理しています。
この記事では、Google Driveを使ううえで知っておきたい、ファイルのアップロード・共有など、基本操作について順を追って解説します。
初めて使う人にも、これまでなんとなく使ってきた人にも、基本をおさらいしておきましょう。
1. Google Driveとは？
Google Driveは、Googleが提供するクラウドストレージサービスです。
インターネット上に自分のファイルを保存でき、パソコン・スマホ・タブレットのどこからでもアクセスできます。
Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で15GBの容量を利用できるのが特徴です。
保存できるのは、画像や動画、PDFなどさまざまな種類のファイルです。
また、GoogleフォトやGmailとも容量を共有していて、連携して活用することで管理の幅が広がります。
スマホや他のGoogleサービスとの連携もスムーズで、慣れてくると手放せないものになります。
「クラウドに関しての基本的な解説」、「Googleのアカウントでできること」については、別の記事で紹介していますので、御覧ください。
2. Google Driveにアクセスする方法
Google Driveは、インターネットに接続できればどこからでもアクセスできます。
Google Chromeにログインしていれば、そのまま利用できるので便利です。
ブラウザでアクセスする方法
① Webブラウザを開く（Chrome、Edgeなど）
② アドレスバーに https://drive.google.com と入力
③ Googleアカウントにログインする
前述の通り、Google Chromeでログインしていれば、そのままマイドライブが表示されます。
Googleアカウントの作成が済んでいない場合、以下の解説を参照してください。
3. Google Driveの使い方｜Web版のメニューの説明
Google Driveは、アプリ版とWeb版があります。
他のクラウドサービスと違って、Google DriveはWeb版で利用する場面が多く、機能的にも使いやすくなっています。
まず、ホーム画面を開くと画面左側にメニューが並んでいます。
ここでは主な項目とその役割を確認していきましょう。
✅️ +新規
ファイルやフォルダを新しく追加するためのメニューです。
クリックすると以下の選択肢が表示されます。
新しいフォルダ
→ Google Drive内に新しい空のフォルダを作成します。
ファイルをアップロード
→ パソコン内のファイルをアップロードできます。
フォルダをアップロード
→ パソコン内のフォルダを、まとめてアップロードすることができます。
Googleの各種アプリを起動する
→ Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどを新しく作成できます。
クリックすると、それぞれのアプリケーションが開きます。
✅️ ホーム
最近使ったファイルが表示される、トップ画面です。
✅️ マイドライブ
すべてのファイル一覧が確認できます。
ここで、種類や名前順で並べ替えて、探すことができます。
ただ、探すのが目的であれば、上部の検索窓で検索するほうが早い場合もあります。
✅️ パソコン
Google DriveアプリをPCにインストールしている場合、パソコンとDrive間で同期されているフォルダが表示されます。
たとえば、自宅のパソコンで作ったデータをここから確認することも可能です。
✅️ 共有アイテム
他のユーザーから共有されたファイルやフォルダが表示されます。
共同作業で送られてきた資料などを確認できます。
✅️ 最近使用したアイテム
最近開いたファイルの一覧が表示されます。
よく使うファイルをすばやく見つけたいときに便利です。
✅️ スター付き
「重要」「あとで見たい」と思ったファイルに「★」を付けておくと、ここにまとめて表示されます。
ブックマークのような役割です。
✅️ スパム
迷惑行為に関連すると判断されたファイルが自動で移動される場所です。
通常はあまり使いませんが、不審な共有リンクが届いたときに確認できます。
✅️ ゴミ箱
削除したファイルが一時的に保管されます。
完全に削除する前なら、ここから元に戻すこともできます。
✅️ 保存容量
Google Driveの使用容量と、残りの空き容量が確認できます。
無料版では15GBまでが上限で、GmailやGoogleフォトなど、Googleアプリ共通で使われています。
容量が不足してきたら、不要なファイルの削除や、有料プランへのアップグレードを検討しましょう。
使い始めると、詳しく分かってなくても、直感的に使えるくらいシンプルな構造になっています。
4. ファイルをアップロードする方法
Google Driveでのファイルアップロードは、直感的に行えて、比較的簡単です。
方法は2通りあります。具体的な操作を、確認していきましょう。
✅️「+新規」で指定する
① 左上の「＋新規」ボタンをクリック
② 「ファイルのアップロード」または「フォルダのアップロード」を選択
③ アップロードしたいファイルやフォルダを選んで開く
✅️ ドラッグ＆ドロップで移動する
①「ホーム」か「マイドライブ」を開く
② アップロードしたいファイルを、直接Google Drive画面にドラッグ＆ドロップ
やり方が違うだけで、どちらの方法でもデータの保存に関して、違いはありません。
「+新規」だと、手間はかかるけど、操作ミスが起きにくい。
ドラッグ＆ドロップだと、直感的で簡単。
といった操作感の違いがあるくらいです。やりやすい方を選んでやってみましょう。
5. ファイルの共有方法と解除方法
ここでは、他の人とファイルを共有する方法を紹介します。
共有は、特定の相手を指定してすることもできますし、不特定の相手にリンクを公開することもできます。
また、共有する相手の権限を設定することもできます。
権限を設定することで、「閲覧のみ」にして操作を制限できたりします。
まず、ファイルの共有に慣れるために、テストファイルを作成するなどして試してみましょう。
共有するファイルを決めたら右クリック→「共有」を選びます。
共有画面は、以下の2つのブロックに別れています。
① 特定のユーザーへの共有
入力欄に、共有する相手のアドレスなどを入力して、個別に共有することができます。
共有相手以外は、ファイルを見ることができません。
② 一般的なアクセス
共有すると不特定の相手に対して、ファイルを公開します。
ただし、リンクを知らないと、基本的にはアクセスできません。
①と②は、どちらか一方だけで機能するので、必ずしも両方設定する必要はありません。
また①②同時に設定することもできます。
✅️例えば、②で閲覧権限のみで全体公開しておいて、①で特定の相手に編集権限を与える場合、など考えられます。
なんとなくイメージできたでしょうか？
それでは、実際に共有してみましょう。
① 特定のユーザーへの共有
共有画面の入力窓に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
共有相手の権限を設定します。
閲覧者：閲覧のみ。
閲覧者（コメント可）：閲覧のみだが、チャットを残す事ができる。
編集者：ファイルの内容を編集することができる。
相手に編集権限も与える場合「編集者」、見せるだけなら「閲覧者」でOKです。
② 一般的なアクセス｜不特定の相手への共有
共有画面の「一般的なアクセス」で、「リンクを知っている全員」を選びます。
必要に応じて、権限の設定をします。
不特定な相手に共有するので、「閲覧者」にすることが多いかと思います。
「リンクをコピー」をクリックして、コピーします。
コピーしたものを、メールやチャットで共有します。
リンクを知っている人だけが、ファイルにアクセスすることができます。
共有の解除方法
✅️「① 特定のユーザーへの共有」の解除方法
共有画面で、解除したい相手の権限選択から「アクセス権を削除」を選びます。
画面から、該当の共有者が消えていれば、解除完了です。
✅️「② 一般的なアクセス」の解除方法
「一般的なアクセス」で、「制限付き」を選びます。
下の画面のようになっていれば、解除完了です。
6. ストレージ容量の確認と管理について
Google Driveは無料で15GBまで使えます。
この量が多いか少ないかは、ユーザーの使用目的によります。
まず、自分の使用状況がどの程度か、確認してみましょう。
ブラウザ版のGoogle Driveの左側のメニューのいちばん下で、保存容量を確認できます。
容量が足りなくなる場合の原因
整理しても、Google Driveの容量が足りない場合、主に考えられる原因は2つです。
① Googleフォトの使用容量が大きくなっている
スマホなどで、Googleフォトをバックアップ用に使っていると、知らない間にデータ容量は増えていきます。
Google Driveは、Googleサービスで使用されるファイルすべてが保存されます。その中でも画像と動画の保存先になるGoogleフォトは、真っ先に容量を圧迫する原因になります。
画像のバックアップ用にGoogleフォトを使うのであれば、アカウントのアップグレードも視野に入ってくるでしょう。
② ゴミ箱にファイルが残っている
不要なデータを消したつもりになっていても、ゴミ箱に残っていれば、その分の容量も使用容量に含まれています。
ゴミ箱のデータは、30日で自動的に削除されます。
なので、完全に削除しない限り、30日間はまだ残っている状態です。
思い当たる場合、「ごみ箱を空にする」で、消してしまいましょう。
7. アプリを活用する
Googleの各種アプリケーションは、基本的にブラウザで使えるように最適化されています。
ただ、Google Driveのアプリ版に関して、使い勝手が良いものなので導入して損はないです。
PC版Google Driveとは？
機能をフルに使うには、ブラウザ版のほうが優れています。
ただし、Googleから提供される「Google Drive for Desktop」は、エクスプローラーの1フォルダとして使えるところに便利さがあります。
ローカルストレージの使い心地のまま、クラウドへのアップロードなどが行えます。
導入方法はとても簡単で、公式から入手できるアプリをインストールするだけで、エクスプローラーに反映されます。
ダウンロードは、公式サイトからすることができます。
ダウンロードページは、変わる場合があるので、その場合は「Google Drive for Desktop」で検索してください。
エクスプローラーの基本操作については、以下で解説していますので、参考にしてみてください。
8. まとめ
Google Driveは、ファイルの保存・整理・共有が簡単に行える、クラウドストレージです。
無料で利用できる容量は15GBで、メインのクラウドとして、個人利用でも最適な選択になるでしょう。
パソコンでもスマホでも、Googleアカウントさえあればすぐに使い始められますし、他のGoogleサービスとの連携も強みです。
共有設定で他の人と、簡単にファイルを共有したりと、日常のちょっとした場面でも役立ちます。
今や、クラウドの活用は、データ管理になくてはならないものになっています。
Google Driveは、有力な選択肢になるのは間違いありません。
ただし、他のクラウドサービスに関しても、それぞれ特性があります。
自分にあったものを併用することも検討してみるとよいでしょう。
クラウドを安心して使うために
クラウドサービスを使うなら、パスワードやセキュリティの意識も大切です。
安心してネットを活用するための基本も、ぜひチェックしてみてください。
[パスワードを守ろう｜作成・管理方法を見直して安全を守る。]
[1Passwordの使い方と購入ガイド｜はじめてでも安心の管理ツール入門]
他のクラウドサービスも使ってみよう
Google Drive以外にも便利なクラウドサービスがあります。
それぞれクラウドサービスによって、データや用途による使い心地の違いがあります。
ぜひ試してみてください。
